Le fonds documentaire du GTX
Les onze
kilos d’archives (un peu moins après suppression de quelques couvertures de
classeurs usagées) sont constitués d’abord par les par trois cahiers de
comptes qui ont été tenus par les 15 premiers trésoriers qui se sont
succédé pendant une durée de 83 ans :
- Un premier cahier de recettes-dépenses couvrant la période décembre 1913 à
fin 1953
- Un deuxième de 1954 à mars 1988
- Un troisième d’avril 1988 à
janvier 1997.
S’y
ajoutent des documents isolés comme :
- Un projet –semble-t-il mais ce
serait bien si les anciens du GTX pouvaient se souvenir… – de statuts, non
daté, plutôt « fin des sixties » d’après le papier et le type de
frappe
- Les pages « Ecole
Polytechnique » de trois annuaires régionaux sur la période 1955-1965,
avec des codes de couleur pour pointer les membres du GTX chaque année
- Le plan de table de la Sainte-Barbe 1966
- Un dossier des échanges très
paperassiers entre le GTX et l’UIRT puis l’URISMIP
- Quelques correspondances
- Etc.
En janvier
1997 le trésorier abandonne la gestion par cahier pour des moyens plus
informatiques ; pour preuve une disquette avec les fichiers Excel
de toutes les informations financières, participations et cotisations sur
1997-1999.
Nous
disposons alors sous forme papier d’informations beaucoup plus détaillées
et donc volumineuses, telles que, par ordre d’intérêt décroissant :
- Listes (cotisations, parfois
inscriptions aux événements)
- Factures, devis de restaurants
- Courriers
- Relevés bancaires de compte
courant et placement monétaire
- Talons de chèques
- Contrats d’assurance avec la
MAIF, d’envoi en nombre avec la Poste, de comptes bancaires
- Etc.
Ces
informations sont fragmentaires sur la période 1974-1993, elles paraissent
exhaustives à partir de 1994, groupées dans des chemises correspondant
généralement aux trois ans de mandat d’un trésorier. Avec l’abandon du cahier,
on perd un peu la notion de continuité et, dans les années 2000, il n’y a plus
toujours la synthèse, sauf cas particulier comme fin 2004 où le rapport moral
et financier est présenté en PowerPoint, très pro !
Noter qu’un
tableau des activités à partir de 1988 est déjà disponible sur le site du GTX. Il sera à compléter au moyen des archives comptables pour
combler le trou en 1989 et 1990, et à enrichir pour toutes les années par des
éléments pertinents tels que le nombre de participants, des exemples de prix,
anecdotes éventuelles…
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L’ensemble
du dossier (la table de cuisine n’appartient pas au GTX)
